Käpy ry:n tietosuojaseloste ja evästeiden käyttö

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Käpy Lapsikuolemaperheet ry käsittelee henkilötietoja 25.5.2018 kaikissa EU:n jäsenmaissa voimaan tulleen Tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) ja Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § mukaisesti.

Käpy ry ylläpitää rekisteriä jäsenistään ja vapaaehtoisistaan. Lisäksi henkilötietoja kerätään verkkokaupan tilauslomakkeissa, kotisivujen yhteydenottolomakkeessa, tapahtumien ilmoittautumislomakkeissa ja arvontalomakkeissa. Käpy ry pitää myös väliaikaista tukipyyntörekisteriä eri kanavien kautta saamistaan tukipyynnöistä.

Otamme meille annettujen tietojen suojaamisen vakavasti ja käsittelemme tietoja tässä selosteessa kuvatun mukaisesti. Yhdistyksentyöntekijät ovat allekirjoittaneet vaitiolosopimuksen.

1. Rekisterinpitäjä

Käpy Lapsikuolemaperheet ry
Osoite: Tampellan esplanadi 8 B LH35, 33100 Tampere
Sähköposti: toimisto(at)kapy.fi
Puhelin: 045 326 0980
Internetsivut: kapy.fi
Y-tunnus: 1080777-2
Kotipaikka: Helsinki

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Käpy Lapsikuolemaperheet ry:n toiminnanjohtaja Susanna Uittomäki
Tampellan esplanadi 8 B LH35, 33100 Tampere
toimisto(at)kapy.fi
045 326 0980

 

3. Rekisterit

Käpy Lapsikuolemaperheet ry ylläpitää seuraavia rekisterejä:

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain määräämä velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä (yhdistyslaki 11 §) ja jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten. Jäsenrekisteriä käytetään yhteydenpitoon, tutkimustoimintaan, tilastojen tekemiseen, tapahtumista ja tukimuodoista tiedottamiseen sekä jäsenmaksujen ja muiden maksujen laskutukseen. Jäsenrekisterin perusteella lähetetään uutiskirje ja jäsenlehti. Jäsenet voivat halutessaan kieltäytyä sähköisen jäsenpostin vastaanottamisesta, jolloin heille ei lähetetä uutiskirjettä tai muutakaan sähköpostia. 

Tapahtuma- ja arvontarekisterit

Käpy ry kerää ilmoittautumislomakkeilla henkilötietoja tapahtumiin ja arvontoihin osallistuvista henkilöistä ja näistä syntyy tapahtuma- ja arvontarekisterejä, joiden tietoja käytetään yhdistyksen tapahtumien ja arvontojen järjestämisessä.

Tukipyyntörekisteri

Eri kanavien kautta tukipyynnön jättäneiden yhteydenpidon kannalta välttämättömät tiedot tallennetaan verkkosovellukseen, josta muodostuu tukipyyntörekisteri. Jos yhteydenottaja pyytää tukihenkilöä Käpy ry:ltä, hänen yhteystietonsa tallennetaan vapaaehtoisten rekisteriin tukihenkilön tietoihin.

Vapaaehtoisten rekisteri

Käpy Lapsikuolemaperheet ry ylläpitää koulutetuista vapaaehtoisistaan rekisteriä, jonka tiedot pyydetään vapaaehtoisilta tukihenkilö- tai ryhmänohjaajakoulutusten yhteydessä. Samassa yhteydessä henkilöltä pyydetään suostumus tallentaa hänen antamansa tiedot vapaaehtoisten rekisteriin. 

Verkkokaupan asiakasrekisteri

Verkkokaupan henkilötietojen käsittely perustuu kaupankäynnin asiakassuhteeseen. Verkkokaupan kautta saatuja henkilötietoja käytetään ainoastaan tilausten toimittamiseen. Jos asiakas on ostanut Käpy ry:n jäsenyyden, hänen tietonsa liitetään jäsenrekisteriin (ks. jäsenrekisteri)

 

4. Rekistereiden tietosisällöt 

Jäsenrekisterin rekisteröityjen ryhmä on Käpy ry:n jäsenet, yhdistyksen lehden tilaajat ja tiedotuspostia saavat tahot. Rekisteröidyistä merkitään rekisteriin yhdistyslain vaatimat tiedot ja muita yhteydenpitoon ja yhdistyksen toimintaan tarvittavia tietoja: yhteydenottopäivä, yhteystiedot (etunimi, sukunimi, postiosoite, postinumero ja -toimipaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero), jäsenyyden muoto (henkilö- perhe-, kannatus-, ainaisjäsen), jäsenyyden syy (lapsensa menettänyt vanhempi, sisaruksensa menettänyt, lapsenlapsensa menettänyt isovanhempi, ammattilainen, muu) sekä kuollen lapsen ikä/raskausviikot ja lapsen kuolinsyy ja ajankohta sekä tiedot maksetuista jäsenmaksuista tai muista laskusuorituksista. Näiden tietojen avulla voidaan kehittää ja kohdentaa yhdistyksen perheille antamaa tukea ja tiedotusta sekä hoitaa jäsenasioita ja lehtitilauksia. Jäseneksi liittyviltä pyydetään hakemuksen yhteydessä suostumus henkilötietojensa rekisteröintiin yhdistyksen jäsenrekisteriin. Lupa henkilön nimi- ja osoitetietojen viemiseen jäsenrekisteriin voidaan pyytää myös suullisesti yhteydenottopuhelun aikana. 

Tapahtuma- ja arvontarekisterien rekisteröityjen ryhmä on Käpy ry:n tapahtumaan hakeneet/ilmoittautuneet ja arvontoihin osallistuneet henkilöt. Tapahtumiin hakeneista/ilmoittautuneista merkitään rekisteriin yhdistyksen toimintaan tarvittavat tiedot: yhteystiedot (etunimi, sukunimi, postiosoite, postinumero ja -toimipaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) ja tapahtuman luonteesta riippuen tarvittaessa lapsen kuolinsyy ja ikä ja/tai lapsen kuoleman vuosi. Arvontarekistereihin merkintään pääsääntöisesti vain osallistujan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Tukipyyntörekisteriin kirjataan Käpy ry:lle itse tai toisen valtuuttamana lähetetyistä tukipyynnöistä henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, paikkakunta ja mahdollisesti lapsen kuolinaika ja -syy. Tietoja käytetään tukipyyntöihin vastaamiseen. Tukihenkilöä pyytäneen yhteystiedot tallennetaan tukihenkilön tietojen yhteyteen vapaaehtoisten rekisteriin.

Vapaaehtoisten rekisterin rekisteröityjen ryhmä on Käpy Lapsikuolemaperheet ry:n vapaaehtoiseksi kouluttautuneet henkilöt ja tukisuhdepyynnön jättäneet henkilöt. Rekisteröidyistä merkitään rekisteriin yhdistyksen toimintaan tarvittavat tiedot: yhteystiedot (etunimi, sukunimi, postiosoite, postinumero ja toimipaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) ja tarvittavia lisätietoja kuten lapsen kuolinsyy ja ikä ja/tai lapsen kuoleman vuosi. Lisäksi vapaaehtoisista merkitään vapaaehtoisrooleihin ja -tehtäviin liittyvät lisätiedot, joita käytetään vertaistukitoiminnan koordinoimiseen. Tukihenkilöä pyytäneen yhteydenottajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite tallennetaan tukihenkilön tietojen yhteyteen vapaaehtoisten rekisteriin.

Verkkokaupan asiakkaista kerätään seuraavia tietoja:
– asiakkaan etu- ja sukunimi
– katuosoite, postinumero ja paikkakunta
– maa
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite.

Jäsenyyden ostaneilta pyydetään lisäksi jäsenrekisteriin tarvittavia tietoja (ks. jäsenrekisteri).

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat jäsenten tai yhteyttä ottaneiden henkilöiden yhdistykselle itsestään antamat tiedot ja jäsenmaksujen tila.

Tapahtuma- ja arvontarekisterien säännönmukaiset tietolähteet ovat tapahtumaan hakeneiden/ilmoittautuneiden tai arvontaan osallistuneiden henkilöiden yhdistykselle itsestään haku-/ilmoittautumis- tai arvontalomakkeella antamat tiedot ja tapahtumien osalta mahdollisten omavastuuosuuksien maksutilanne. 

Tukipyyntörekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat tukea pyytävien henkilöiden itse tai jonkun toisen heidän valtuuttamansa henkilön heidän puolestaan lähettämät tiedot.

Vapaaehtoisten rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat henkilöiden yhdistykselle itsestään antamat tiedot. Järjestelmään rekisteröitynyt vapaaehtoinen voi halutessaan itse lisätä, muokata ja poistaa henkilötietojaan.

Verkkokaupan asiakkaan tiedot saadaan henkilöltä itseltään tuotteiden tilausta tehtäessä.

 

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterissä olevia nimi- ja osoitetietoja voidaan luovuttaa tiedotus- ja jäsenpostituksen ulkoistamiseen liittyen yhteistyökumppanille, joka hoitaa yhdistyksen postituksen.

Tapahtumarekisteriin rekisteröidyn ilmoittamia henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen tapahtumiin liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi, kuten yhdistyksen tilaisuuksien tai ryhmien ammattilaisohjaajille ja vapaaehtoisille. 

Tukipyyntörekisteristä voidaan luovuttaa tukihenkilöä pyytäneen yhteystietoja tukihenkilönä toimivalle Käpy ry:n vapaaehtoiselle tukisuhteen järjestämiseksi tuettavan luvalla.

Arvontarekisterien sekä vapaaehtoisten ja verkkokaupan rekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille ilman henkilön erillistä suostumusta.

 

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää jäsen-, arvonta- ja tapahtumarekisterin henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, kuten MailChimp-uutiskirjepalvelua (https://mailchimp.com/legal/privacy/) tai Surveypal-kyselypalvelua (https://surveypal.com/fi/rekisteriseloste/), joiden palvelimet sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso (https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection_en#international-dimension-of-data-protection);
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhteyttä kohdassa 2 ilmoitettuun yhteyshenkilöön; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikki Käpy ry:n ylläpitämät rekisterit on tallennettu sähköisiin pilvipalveluihin, joiden käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekistereihin pääsy on vain niillä Käpy Lapsikuolemaperheet ry:n työntekijöillä, jotka tarvitsevat näitä tietoja työssään. Palvelut on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Järjestelmiin pääsy tapahtuu salasanalla suojatuilla tietokoneilla, ja järjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Sähköinen yhteys on SSL-suojattu. Rekisterien käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus, ja he noudattavat työssään yhdistyksen tietoturvaohjetta. Rekisterien tiedostoista on asianmukaiset varmuuskopiot. Rekistereihin on pääsy järjestelmien palveluntarjoajien admin-tason pääkäyttäjillä, joille on asetettu vaitiolovelvollisuus rekisterin sisältämiin tietoihin.

JALMARI-jäsenrekisterin käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset ohjelmaan kirjautumista varten. Tunnuksia ei luovuteta toisille henkilöille. Jäsenrekisteriä pidetään JALMARI-nimisessä ohjelmassa, jonka palvelun tuottaa Tietoverkko FI Oy. Jäsenrekisterin käsittelijän Tietoverkko Oy:n ja Käpy ry:n välillä on tehty kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä, suojaamisesta, tietojen luovuttamisesta, tietovuotojen käsittelystä ja henkilötietojen tarkastamisesta.

Tapahtuma-, arvonta ja tukipyyntörekistereitä säilytetään yhdistyksen tietokoneilla Microsoft 365 -pilvipalvelussa, jonka toimintojen teknisenä tukena toimii Friendy Oy. 

Vapaaehtoisten rekisteri on tallennettu sähköiseen Membook-jäsenhallintajärjestelmään. Palvelun tietoturvasta ja palvelimesta vastaa Netorek Oy

 

9. Tarkastusoikeus ja tietojen säilyttäminen

Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus tutustua omiin tietoihinsa ja saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterin pitäjällä on vastuu tarkastaa pyynnön esittäjän henkilöllisyys.

Tarkastuspyyntö osoitetaan Käpy Lapsikuolemaperheet ry:n toimistolle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Tiedot lähetetään asianosaiselle vain allekirjoitetun pyynnön saatuamme kuukauden määräajassa.

Jäsenrekisteri: Yhdistyksen johtosäännössä todetaan, että yhdistyksen hallituksella on oikeus erottaa jäsen, mikäli jäsenmaksu on maksamatta kaksi vuotta. Jäsentiedot poistetaan jäsenrekisteristä kahden maksamattoman vuoden jälkeen. Jäsen voi myös itse pyytää eroa jäsenyydestä. Jäsenen erotessa jäsentiedot hävitetään sähköisestä jäsenrekisteristä sen jälkeen, kun jäsenasioiden hoito ei enää edellytä tietojen säilyttämistä. Palveluntarjoajalta pyydetään eronneiden tietojen hävittäminen poistetut tiedot -kansiosta kerran vuodessa.

Tapahtuma- ja arvontarekisterit: Tapahtumaan ilmoittautumisen/hakemisen yhteydessä henkilöltä pyydetään suostumus tallentaa hänen antamansa tiedot tapahtumarekisteriin, jota säilytetään tapahtuma-ajankohdan päätyttyä kolme kuukautta. Sen jälkeen henkilötiedot hävitetään. Arvontarekistereiden tietoja säilytetään niin kauan, kunnes arvonta on suoritettu.

Tukipyyntörekisteristä poistetaan yhteydenottajien tiedot viimeistään kolme kuukautta tukisuhteen päättymisen jälkeen. Jos yhdistys ei ole saanut tietoa tukisuhteen päättymisestä, tiedot poistetaan viimeistään kahden vuoden jälkeen.

Vapaaehtoisten henkilötiedot hävitetään sähköisestä vapaaehtoisten rekisteristä viimeistään kuukauden kuluessa sen jälkeen, kun vapaaehtoinen luopuu tehtävästään tai irtisanoutuu yhdistyksen jäsenyydestä. Tuettavien henkilötiedot hävitetään rekisteristä viimeistään kolmen kuukauden kuluttua tukisuhteen päättymisestä. Vapaaehtoisia koskevasta tietosuojaselosteesta kerrotaan vapaaehtoisten koulutusten yhteydessä ja tukihenkilöitä välitettäessä.

Verkkokaupan asiakkaiden tiedot poistetaan rekisteristä viimeistään kuuden kuukauden kuluttua ostotapahtumasta.

 

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan jäsentietonsa virheellisen tiedon korjaamista, tietojen lisäämistä tai poistamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.

Korjaamispyyntö osoitetaan Käpy Lapsikuolemaperheet ry:n toimistolle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

 

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.

Käpy Lapsikuolemaperheet ry ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

 

12. Rekisteriseloste

Henkilötietolain 10§ mukainen tietosuoja-/rekisteriseloste on nähtävissä Käpy Lapsikuolemaperheet ry:n kotisivuilla otsikolla Käpy ry:n tietosuojaseloste ja evästeiden käyttö.

 

13. Tietosuojaloukkausten käsittely

Tietoturvaloukkaustilanteessa yhdistys sitoutuu seuraaviin toimenpiteisiin:

  • Tehdään viipymättä ilmoitus tietoturvaloukkauksesta valvontaviranomaisille, jossa annetaan kuvaus mahdollisuuksien mukaan loukkauksen kohteena olevien rekisteröityjen ryhmästä ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät.
  • Yhdistyksen vastuuhenkilönä toimii toiminnanjohtaja, joka toimittaa tiedot valvontaviranomaisille ja toimii tiedonvälittäjänä loukkauksen kohteena oleville.
  • Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset arvioidaan ja tehdään toimenpiteet, joita rekisterin käsittelijä ehdottaa tai joita se on toteuttanut henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta ja tarvittaessa myös toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.

 

14. Evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Evästeiden avulla parannamme käyttäjäkokemusta (hakukoneiden käyttö) ja keräämme analytiikkatietoja verkkosivustomme käytöstä. Analytiikkatietojen keräämiseen käytetään Google Analytics -palvelua, jonka avulla tarkastelemme käyttäjämääriä ja sivuston käyttöä.

Käyttäjä voi tarkastella, hallita ja poistaa evästeitä tietokoneensa ja muokata niiden hyväksymisperusteita selaimen yksityisyysasetuksista.

 

15. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Jos teemme tietosuojaselosteeseen olennaisia muutoksia, tiedotamme niistä rekisteröityjä sähköpostitse. Ajantasaisen tietosuojaselosteen löytää aina tältä verkkosivustolta. Jäsenrekisterin alkuperäinen tietosuojaseloste on laadittu 17.12.2013. Vapaaehtoisen rekisterin alkuperäisen tietosuojaselosteen laatimispäivä 17.12.2013. Verkkokaupan tietosuojaseloste on luotu alun perin 13.1.2021. Tämä Käpy ry:n tietosuojaseloste ja evästeiden käyttö -dokumentti on laadittu 30.1.2025, ja siihen on yhdistetty eri rekisterien selosteet ja verkkosivustomme evästeiden käyttö.

Käpy Lapsikuolemaperheet ry:n tietosuojaseloste ja evästeiden käyttö
Laatimispäivä 30.1.2025.